Information on Data Protection - Group-wide Employee Survey

We would like to inform you how your personal data will be processed by the Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München (MR AG) in connection with the Group-wide survey conducted by Vocatus AG as well as of your rights under data protection law.

Who is responsible for processing your data?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München

Phone: +49 (89) 38 91-0
Fax: +49 (89) 39 90 56
E-mail: contact@munichre.com

If you have any questions about this information, you can also contact the Data Protection Officer. The Data Protection Officer can be contacted by post at the above address or by sending an e-mail to datenschutz@munichre.com.

Institute conducting the survey:

Vocatus AG
Oppelner Straße 5
82194 Gröbenzell (Germany) 

What types of data are processed in connection with the Group-wide communication, for which purposes, on what legal basis and where do we obtain your data? How long will we store your data?

Your MR Group unit generally collects your contact details (first name, last name, business e-mail address and personnel number) from you during the hiring process or in the course of your employment or assigns them to you. Subsequently, your MR Group unit will forward your contact details to MR AG which will centrally store your contact details in order to use them for Group-wide communications such as conducting an employee survey. 

The legal basis for this with regard to employees of MR AG is Section 26 (1) s 1 German Federal Data Protection Act (BDSG)

As for the other MR Group units, we process your data based on the legitimate interest of MR AG pursuant to Art. 6 (1) s 1 f) General Data Protection Regulation (GDPR) to enable a Group-wide employee survey.

MR AG uses the service provider Vocatus for data processing in connection with employee surveys. Your contact data is made available to Vocatus AG for the purpose of conducting this survey.

MR AG will delete your personal data as soon as it is no longer required for the purposes set out above, unless there is a legal obligation to retain the data.

After the end of your employment at the Munich Re Group, your contact details which are stored for the Group-wide communications at MR AG will be deleted at the instigation of your MR Group unit.

Vocatus AG will delete your personal data when no longer required for the above-mentioned purposes.

What data protection rights do you have?

In relation to the processing of personal data in connection with the Group-wide employee survey you have a right to object, you have a right to information, a right to rectify or delete data under certain conditions, as well as a right to restrict processing. Please contact the aforementioned address to exercise these rights.

Right to object
You may object to the processing of your data for the purposes of protecting legitimate interests, on grounds relating to your particular situation. We will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or if the processing serves the assertion, exercise or defense of legal claims.

You may contact the Data Protection Officer mentioned above or the data protection authorities should you have any complaints.

This information was last revised in September 2020. 

Information zur konzernweiten Mitarbeiterbefragung und zum Datenschutz

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Münchener Rückversicherungs-Aktiengesellschaft in München (MR AG) im Zusammenhang mit einer konzernweiten Mitarbeiterbefragung durch die Vocatus AG, sowie die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München

Telefon: +49 (89) 38 91-0
Telefax: +49 (89) 39 90 56
E-Mail: contact@munichre.com

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz Data Protection Officer oder per E-Mail an datenschutz@munichre.com zu erreichen.

Durchführendes Institut:

Vocatus AG
Oppelner Straße 5
82194 Gröbenzell (Deutschland) 

Welche Datenkategorien werden im Zusammenhang mit der konzernweiten Kommunikation verarbeitet, für welche Zwecke, auf welchen Rechtsgrundlagen und woher erhalten wir Ihre Daten? Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Personalnummer) werden regelmäßig von Ihrer Konzerneinheit im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses bei Ihnen erhoben oder Ihnen zugewiesen. In der Folge werden Ihre Kontaktdaten von Ihrer Konzerneinheit an die MR AG weitergegeben und zentral bei der MR AG angelegt, um von der MR AG für eine konzernweite Kommunikation, wie z.B. das Durchführen einer Mitarbeiterbefragung oder Umfrage verwendet zu werden.

Die Rechtsgrundlage in Bezug auf Mitarbeiter der MR AG hierfür ist § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Daten von Mitarbeitern anderer Konzerneinheiten werden auf Basis des berechtigten Interesses der MR AG nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verarbeitet, um eine konzernweite Mitarbeiterbefragung zu ermöglichen.

Die MR AG nutzt bei der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Mitarbeiterbefragung den Dienstleister Vocatus. Ihre Kontaktdaten werden der Vocatus AG für die Durchführung dieser Befragung zur Verfügung gestellt.

Die MR AG löscht Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Nach der Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses bei der Munich Re Gruppe werden Ihre bei der MR AG für die Konzernkommunikation gespeicherten Kontaktdaten auf Veranlassung derjenigen Konzerneinheit, für die Sie gearbeitet haben, gelöscht.

Die Vocatus AG löscht Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Mitarbeiterbefragung generell ein Widerspruchsrecht sowie ein Recht auf Auskunft und unter bestimmten Voraussetzungen auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die o. g. Adresse.

Widerspruchsrecht
Der Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen können Sie widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Mit etwaigen Beschwerden können Sie sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Stand dieser Information ist September 2020.

Information sur la protection des données – Sondage auprès des employés

Nous vous informons par la présente du traitement de vos données à caractère personnel par la société Münchener Rückversicherungs-Aktiengesellschaft à Munich (MR AG) dans le cadre d’un sondage auprès des employés réalisée par Vocatus AG, ainsi que de vos droits en vertu de la législation sur la protection des données.

Qui est responsable du traitement de vos données?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München
Allemagne

Tél. : +49 (89) 38 91-0
Fax : +49 (89) 39 90 56
E-mail : contact@munichre.com

Pour toute question concernant les présentes informations, vous pouvez également vous adresser au délégué à la protection des données. Vous pouvez le contacter par voie postale à l’adresse susmentionnée, précédée de la mention « Data Protection Officer », ou par e-mail à l’adresse datenschutz@munichre.com.

Institut réalisant le sondage:

Vocatus AG
Oppelner Straße 5
82194 Gröbenzell (Allemagne) 

Quelles catégories de données seront traitées dans le cadre de la communication du sondage, à quelles fins, sur quelles bases juridiques et comment obtenons-nous vos données ? Combien de temps conservons-nous vos données?

Vos coordonnées (prénom, nom, adresse électronique professionnelle et numéro d’employé) sont régulièrement collectées ou vous sont attribuées par votre unité du groupe dans le cadre du processus de recrutement ou pendant la durée de votre contrat de travail.  Par la suite, vos coordonnées seront transmises par votre unité du groupe à MR AG et créées de manière centralisée par celle-ci afin d’être utilisées par MR AG pour une communication à l’échelle du groupe, par ex. pour la réalisation d’une enquête auprès des collaborateurs ou d’un sondage.

La base juridique du point de vue des collaborateurs de MR AG est l’article 26 alinéa 1 phrase 1 de la Loi fédérale sur la protection des données (BDSG).

Les données des collaborateurs des autres unités du groupe sont traitées sur la base des intérêts légitimes de MR AG en respect l’article 6 alinéa 1 phrase 1 f) du Règlement général sur la protection des données (RGPD) afin de rendre possible un sondage auprès des employés.

Pour le traitement des données dans le cadre d’un sondage auprès des employés, MR AG fait appel au prestataire Vocatus. Vos coordonnées sont mises à la disposition de Vocatus AG pour la réalisation de ce sondage.

MR AG supprime vos données à caractère personnel dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins précitées et si elle n’est soumise à aucune obligation légale de conservation de ces données.

À la fin de votre contrat de travail au sein du groupe Munich RE, vos coordonnées enregistrées par MR AG pour la communication à l’échelle du groupe seront supprimées à l’initiative de l’unité du groupe pour laquelle vous avez travaillé.

Vocatus AG supprime vos données à caractère personnel dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins précitées.

Quels sont vos droits en matière de protection des données?

Du point de vue du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du sondage auprès des employés, vous disposez de manière générale d’un droit d’opposition et d’un droit d’accès ainsi que, sous certaines conditions, d’un droit de rectification ou d’effacement des données vous concernant et d’un droit à la limitation du traitement. Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez envoyer votre demande à l’adresse indiquée ci-dessus.

Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données nécessaire pour sauvegarder les intérêts légitimes que nous poursuivons pour des motifs liés à votre situation particulière qui ne sont pas conciliables avec ce traitement. Nous arrêterons alors de traiter vos données à caractère personnel à moins que nous ne puissions justifier de raisons impérieuses et légitimes pour le traitement qui prédominent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou si le traitement sert à faire valoir, exercer ou défendre des prétentions juridiques.

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données mentionné ci-dessus ou l’une des autorités en charge de la protection des données en cas de plainte éventuelle.

La version de cette information date de septembre 2020.