Konzernweit verbindliche Verhaltensregeln
Die Einhaltung von geltenden Gesetzen sowie unternehmensinternen Regeln und Grundsätzen (Compliance) ist für alle Mitarbeiter von Munich Re (Gruppe) eine verbindliche Vorgabe. Um regelkonformes Verhalten zu gewährleisten, haben wir konzernweit geltende Richtlinien und Compliance-Mindestanforderungen sowie geeignete Informations- und Dokumentationssysteme als Präventions- und Kontrollmaßnahmen etabliert.
Compliance ist die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters von Munich Re (Gruppe). Auf der Grundlage des Verhaltenskodexes (Code of Conduct) sowie weiteren Selbstverpflichtungen zu verantwortungsvollem Handeln verpflichten sich alle Mitarbeiter, integer und verlässlich zu handeln. Dabei sollen sie alles vermeiden, was Munich Re (Gruppe) schaden könnte, und Geschäftsentscheidungen unter Beachtung von Recht, Gesetz und internen Regelungen treffen. Unsere Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung, um Compliance als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse umzusetzen. Sie haben eine Vorbildfunktion für ihre Mitarbeiter sowie die Pflicht, dafür zu sorgen, dass in ihrem Verantwortungsbereich nach Recht, Gesetz und internen Regelungen gehandelt wird. Sämtliche Mitarbeiter erhalten den Verhaltenskodex und weitere Selbstverpflichtungen zu verantwortungsvollem Handeln. Zudem wurde ein e-learning Programm entwickelt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Umfassend verstanden bedeutet Compliance für uns nicht nur das Einhalten („to comply with“) von Recht, Gesetz und internen Regelungen (insbesondere des Verhaltenskodexes), sondern auch unsere Entscheidungen und Aktivitäten auf dieser Grundlage zu treffen. Compliance ist somit Grundlage zum Anbahnen und Durchführen von Geschäften, eine Plattform, um Integrität zu verwirklichen, und zentraler Bestandteil unserer Geschäftsprozesse.
Im Erstversicherungsbereich verfolgt ERGO einen progressiven Weg: Um eine eindeutige Geschäftsgrundlage für die Zusammenarbeit mit Versicherungsvermittlern zu bilden, ist die ERGO als eines der ersten Unternehmen am 1. Juli 2013 dem GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten beigetreten. Diese freiwillige Selbstverpflichtung betrifft alle operativen deutschen Versicherungs-Tochtergesellschaften der ERGO, die Versicherungsprodukte verkaufen, um eine hohe Qualität der Kundenberatung sicherzustellen. Die angemessene Umsetzung von Grundsätzen und Maßnahmen, um den Vorgaben gerecht zu werden, wurde durch einen externen Wirtschaftsprüfer bestätigt.
Gruppenweites Compliance Management System („CMS“)
Es ist Aufgabe der Compliance-Funktion, die notwendigen organisatorischen Maßnahmen für regelkonformes Verhalten der Munich Re (Gruppe), dem Top- und Senior-Management und der Mitarbeiter vorzugeben und deren Einhaltung zu überwachen. Dazu hat die Compliance-Funktion gruppenweit eine adäquate Compliance-Organisation etabliert, welche der jeweiligen Struktur, den Geschäftstätigkeiten, den Risiken und den Besonderheiten des Geschäftsmodells von Munich Re (Gruppe) gerecht wird. Das Compliance Management System („CMS“) von Munich Re (Gruppe) ist der methodische Rahmen, um Frühwarn-, Risikokontroll-, Beratungs- und Überwachungsaufgaben strukturiert und gruppenweit umzusetzen:
- Die Frühwarnfunktion beinhaltet die Bewertung möglicher Auswirkungen von anstehenden wesentlichen Rechtsänderungen auf die Geschäftstätigkeiten der Munich Re (Gruppe). Dazu berichten die Gesellschaften der Munich Re (Gruppe) regelmäßig über Änderungen in ihrem Rechtsumfeld (Rechtsänderungsrisiko).
- Risikokontrollaufgaben umfassen die Identifizierung, Bewertung, fortwährende Überwachung, Steuerung und Meldung von Compliance-Risiken innerhalb der Munich Re (Gruppe).
- Überwachungsaufgaben beziehen sich auf die regelmäßige Überprüfung der Einhaltung geltender externer und interner Vorgaben innerhalb der Munich Re (Gruppe).
- Die Wahrnehmung von Beratungsaufgaben bedeutet, dass die Compliance-Funktion der Munich Re (Gruppe) sowie die gruppenweite Compliance-Organisation das Top- und Senior-Management, die Führungskräfte und Mitarbeiter bei Compliance-Themen unterstützt und darin schult, wie Verstöße gegen externe oder interne Vorgaben oder rufschädigendes Verhalten adäquat verhindert werden können und wie damit umzugehen ist.
Dabei soll unser CMS wesentliche Compliance-Risiken identifizieren und Compliance-Verstöße und rufschädigendes Verhalten risikobasiert verhindern (Prävention), mögliche Compliance-Verstöße, die trotz angemessener Maßnahmen auftreten können, aufklären (Aufklärung) sowie Regelverstöße sanktionieren und beenden (Reaktion). Das CMS baut auf externen Standards auf und wurde sorgfältig auf die Spezifika von Munich Re (Gruppe) angepasst. Es besteht aus folgenden sieben Instrumenten:
