Um effiziente und transparente Prozesse im Beschaffungsmanagement für unsere Mitarbeiter und Lieferanten zu gewährleisten, hat Munich Re die e-Procurement Lösung von Coupa in seinem Beschaffungsprozess implementiert. Das Cloud-basierte Einkaufstool digitalisiert den kompletten Bestellprozess, angefangen bei der Katalogpflege, bis hin zur Bedarfsanforderung, Genehmigung, Bestellung und Rechnungsstellung. Für die Zusammenarbeit gibt es verschiedene Möglichkeiten, die sich an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Gern beraten und unterstützen wir Sie bei der Einführung der elektronischen Einkaufslösung und stehen Ihnen auch zu jedem späteren Zeitpunkt mit Rat und Tat zur Seite.  

Vorteile der Coupa Beschaffungsplattform

Transparenz
Sehen Sie den Status einer Bestellung oder Rechnung jederzeit online ein.
Internationalität
Alle Munich Re Gesellschaften werden sukzessive auf Coupa umgestellt. Das bietet Ihnen die Möglichkeit zukünftig auch mit internationalen Munich Re Gesellschaften zusammen zu arbeiten. Zudem können wir über das System einsehen, ob es weitere Tätigkeitsfelder Ihres Unternehmens gibt, in denen die gemeinsame Zusammenarbeit ausgebaut werden kann.
Schnelligkeit
Mit der Vergabe einer PO (Purchase Order) und der Möglichkeit der elektronischen Rechnungslegung können die von Ihnen übermittelten Rechnungen schneller verarbeitet werden.
Konsistenz
Standardisierte Bestellinformationen stellen sicher, dass Bestellungen immer im selben Format an Sie übermittelt werden. Die bestehende Transparenz und Konsistenz bieten einen hohen Grad an Compliance, was zu einer vereinfachten Abwicklung von Bestellung, Rechnung und Zahlung führt.
PO-flip
PO-flip – diese Funktion ermöglicht es Ihnen, eine eingegangene Bestellung in eine Rechnung umzuwandeln: das reduziert Fehler und beschleunigt die Bezahlung der Rechnung.
Aktualität
Sie als Lieferant sind selbstständig dazu in der Lage, Ihre Katalog- und Stammdaten zu aktualisieren. Auf diese Weise stellen Sie einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess sicher.

Bestellungen

Für die Bestellübermittlung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, deren Einsatz einen geringen oder höheren Implementierungsaufwand mit sich bringen. Die Auswahl der geeigneten Option lässt sich am besten anhand der Anzahl der Transaktionen messen. Unabhängig davon, für welche Art der Anbindung Sie sich entscheiden – weder Munich Re noch Coupa stellen Ihnen Kosten für die Zusammenarbeit in Rechnung.

Bestellübermittlung per E-Mail 

Die Bestellübermittlung per E-Mail ist der Standardweg zum Versand einer Purchase Order. Eine Schaltfläche ermöglicht Ihnen den Zugang zum CSP (Coupa Supplier Portal), um via PO-flip eine elektronische Rechnung an uns zu senden. 

Bestellübermittlung per CSP (Coupa Supplier Portal)

Die Plattform des CSP bietet Ihnen ein umfangreiches Onlineangebot zur Abwicklung von Transaktionen. Für die einmalige Anmeldung lassen wir Ihnen gern eine Einladung zukommen. Auf diese Weise sind Ihr Unternehmen und Munich Re direkt miteinander verbunden. Nach der Anmeldung im CSP haben Sie unter anderem die Möglichkeit alle Bestellungen und deren Status online einzusehen, Kataloge und Stammdaten zu pflegen oder Aufträge zu bestätigen. 

Bestellübermittlung via cXML (direkte Verbindung)

CXML (commerce eXtensible Markup Language) ist ein Protokoll zum Austausch von Daten und stellt eine direkte Verbindung zwischen Ihrem und unserem ERP-System dar. Auf diese Weise werden Bestell- und Rechnungsdaten automatisch, elektronisch ausgetauscht. Die Anbindung via cXML erfordert einen höheren Integrationsaufwand und empfiehlt sich daher bei einem hohen Transaktionsvolumen (mehr als 100 Bestellungen pro Woche).

Rechnungen

Der Einsatz von Coupa soll nicht nur einen effizienten Bestellprozess ermöglichen, sondern auch sicherstellen, dass Ihre Rechnungen schnell verarbeitet und beglichen werden. Mit Coupa können Sie Ihre Rechnungen auch elektronisch an Munich Re übermitteln. Das sichert eine Übertragung Ihrer Daten in wenigen Sekunden und unterstützt die automatische Rechnungsverarbeitung. Für die Überstellung Ihrer Rechnung stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung, die wir Ihnen nachfolgend gern näher erläutern möchten. Bei keiner der drei Varianten fallen zusätzliche Kosten für Sie an.

Rechnungsstellung per E-MAIL (PDF)

Für den Rechnungsversand via E-Mail schicken Sie Munich Re Ihre Rechnung als PDF an ein vorgegebenes E-Mail-Poolpostfach (MunichRe-invoices@mail.coupa.readsoftonline.com). Bitte schicken Sie je Rechnung inkl. Anhängen ein PDF.
Diese Art der Rechnungsstellung ist die Aufwändigste - Zahlungen erfolgen hier in der Regel später. Schneller erhalten Sie Ihre Zahlung mit den beiden folgenden Varianten:  

Rechnungsstellung per CSP (Coupa Supplier Portal)

Die Plattform des CSP bietet Ihnen ein umfangreiches Onlineangebot zur Abwicklung von Transaktionen. Für die einmalige Anmeldung lassen wir Ihnen gern eine Einladung zukommen. Auf diese Weise sind Ihr Unternehmen und Munich Re direkt miteinander verbunden. Nach der Anmeldung können Sie Ihre Rechnung ganz einfach über das Coupa Supplier Portal versenden, indem Sie aus der zugehörigen Bestellung eine Rechnung generieren. Im Portal können Sie zudem den Bearbeitungsstatus Ihrer Rechnung jederzeit einsehen und nachverfolgen. Auch Gutschriften können auf diese Weise erstellt werden. Wir empfehlen diese Anbindungsmöglichkeit, wenn Sie mehr als eine Rechnung pro Woche an uns senden.

Rechnungsstellung via cXML (direkte Verbindung)

CXML (commerce eXtensible Markup Language) ist ein Protokoll zum Austausch von Daten und stellt eine direkte Verbindung zwischen Ihrem und unserem ERP-System dar. Für die Einrichtung der elektronischen Rechnungsübertragung in Coupa müssen cXML-Rechnungen im Lieferantenstammsatz zugelassen und 5 Parameter (Lieferanten-Domäne und -Identität, Empfänger-Domäne und -Identität und Passwort) hinterlegt werden. Danach ist Coupa bereit, Rechnungen des Lieferanten als elektronische Datensätze zu empfangen. Da die Anbindung via cXML einen höheren Integrationsaufwand erfordert, empfehlen wir diese Variante, wenn Sie mehr als 10 Rechnungen pro Woche an Munich Re senden.

Katalogmanagement

Coupa bietet dem Anforderer ein Shopping-Erlebnis, das an das herkömmliche Online-Shopping angelehnt ist und dementsprechend zu einer intuitiven Nutzung des Systems bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen führt. Über die Suchfunktion werden vergleichbare Ergebnisse mit Bildern und Preisen aufgelistet, die anschließend ausgewählt und in den Warenkorb gelegt werden können. Um diese Suchergebnisse zu generieren, müssen im System die entsprechenden Artikel in Form von statischen Katalogen angelegt werden. Hierfür stehen dem Lieferanten und Munich Re zwei unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung, die wir Ihnen nachfolgend gern näher erläutern möchten. Eine dritte Variante des Katalogmanagements kann über einen Punchout Katalog erfolgen.

Upload via CSV-Datei

Für die Nutzung eines statischen Kataloges ist vom Lieferanten zunächst eine CSV-Datei mit definiertem Satzaufbau zu erstellen. Diese Datei kann vom Lieferanten im Coupa Supplier Portal hochgeladen und freigegeben oder per E-Mail an Munich Re übermittelt werden. Im ersten Fall wird der Katalog durch den Lieferanten elektronisch an das Coupa-System von Munich Re übermittelt und muss dort vom zuständigen Einkäufer freigegeben werden. Im zweiten Fall lädt ein Mitarbeiter von Munich Re den Katalog in Coupa hoch und gibt ihn frei. In beiden Fällen erfolgt eine Verknüpfung von Katalog und Vertrag auf Artikelebene. Für welche Art des Uploads Sie sich entscheiden, definieren wir gern im persönlichen Gespräch mit Ihnen.

Manuelle Anlage und Pflege im CSP (COUPA SUPPLIER PORTAL)

Auch im CSP haben Sie die Möglichkeit, Kataloge anzulegen und zu pflegen. Als Vorlage stehen Ihnen die oben genannten CSV Dateien in Form von Formularen zur Verfügung, die Sie auf Artikelebene ausfüllen und speichern. Diese Art der Anbindung ist bei der Erstellung eines Kataloges für Lieferanten empfehlenswert, die eine geringe Anzahl an Artikeln aufweisen. Für die Pflege bestehender Kataloge eignet sich das CSP auch für Kataloge mit einer größeren Anzahl an Artikeln.

In beiden Fällen ist im persönlichen Gespräch zu definieren, ob Sie als Lieferant oder Munich Re die Anlage und Pflege Ihrer Katalogartikel übernimmt.

Übermittlung via cXML (Punchout Katalog)

Eine weitere Möglichkeit Ihre Artikel in Coupa für den Anforderer verfügbar zu machen, ist die Anbindung über einen so genannten Punchout Katalog. Hierbei wird der Anforderer im Beschaffungsprozess aus der Coupa-Instanz von Munich Re auf die Website des Lieferanten weitergeleitet – der User befindet sich damit im Online-Shop des Lieferanten. Hier steht dem Anforderer ein vertraglich vereinbartes Sortiment inklusive aller verhandelten Preise zur Verfügung. Nachdem der Mitarbeiter die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen in den Warenkorb gelegt hat, wird er beim auschecken an der Kasse wieder in die Munich Re-Coupa-Instanz zurückgeleitet, wo die Bestellung abgeschlossen werden kann. Diese Anbindungsmethode eignet sich für Lieferanten mit einer sehr großen Anzahl an Artikeln (mehr als 100 Artikel). Wir möchten Sie an dieser Stelle aber darauf hinweisen, dass die Artikel eines Punchout Kataloges nicht in den Suchergebnissen aufgelistet werden. Lediglich der Onlineshop wird am Ende der Suchergebnisse angezeigt, der dann aktiv vom Anforderer aufgerufen werden muss.

 

 

Anlage und Pflege von Stammdaten

Für einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess ist eine aktuelle und konsistente Datengrundlage unerlässlich. Um diese zu garantieren, haben Sie die Möglichkeit Ihre Stammdaten im CSP eigenständig zu pflegen oder die Aktualisierung über unser Procurement-Team abzuwickeln.

Anlage und Änderung über das CSP (COUPA SUPPLIER PORTAL)

Wenn Sie mit Munich Re über das CSP verbunden sind, haben Sie die Möglichkeit Ihre kreditorischen Stammdaten eigenständig im Portal zu hinterlegen und zu pflegen. Alle Änderungen werden anschließend an das Munich Re-Procurement-Team übertragen und durch unsere Mitarbeiter überprüft. Auf diese Weise wird ein vier-Augen-Prinzip zur Sicherstellung der Korrektheit der eingegebenen Daten und zur Verhinderung von Betrugsversuchen gewährleistet.

Anlage und Pflege durch Munich Re

Wenn Sie das CSP nicht nutzen, können Sie Ihre Daten auch über unser Procurement Team aktualisieren lassen. Unsere Mitarbeiter nehmen alle nötigen Änderungen Ihrer Kreditorenstammdaten in der Coupa-Instanz vor, sodass Ihre Rechnungen schnellstmöglich und sicher gezahlt werden können.

Das Coupa Supplier Portal (CSP)

Bei Fragen zum Registrierungs- / Onboarding-Prozess wenden Sie sich bitte an unser Supplier Enablement Team. Sie erreichen uns per E-Mail: CoupaSupplierAdaption@munichre.com

Bei Fragen zu Bestellungen und Rechnungen wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Sie erreichen uns per E-Mail: MRM-CoupaSupport@munichre.com

Weder Coupa noch Munich Re stellen Ihnen Kosten für die Nutzung des CSP in Rechnung

Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf. Momentan ist es nur für Lieferanten mit einer bestehenden Geschäftsbeziehung mit Munich Re möglich, sich - für Munich Re - zu registrieren.

Sie können sich jedoch auf der Seite des Coupa-Portals jederzeit und unabhängig von Munich Re selbst registrieren und sich ein öffentliches Profil anlegen.

Dies ist die Webseite des Coupa-Portals: http://supplier.coupahost.com.

Nach Ihrer Registrierung können Sie sich unter http://supplier.coupahost.com einloggen.
Wenn Sie nicht länger mit Munich Re über das CSP arbeiten möchten, geben Sie uns Bescheid und wir deaktivieren Sie im System.
Bitte kontrollieren Sie den Spam- / Werbe-Ordner in Ihrem Postfach.
Es ist möglich, dass wir Ihr Konto versehentlich in unserem System deaktiviert haben. Kontaktieren Sie uns und wir versuchen den Fehler zu beheben. Sollten wir dazu nicht in der Lage sein, setzen wir uns mit Coupa in Verbindung, um eine Lösung zu finden.
Bitte informieren Sie uns über den aufgetretenen Fehler. Mit hoher Wahrscheinlichkeit liegt ein Konfigurations- oder Update-Problem unsererseits vor. Wir setzen uns mit Coupa in Verbindung, um den Fehler zu beheben.
Nutzen Sie den Google Authenticator oder Ihre Backup-Codes. Sollten Ihnen diese Codes nicht vorliegen, kontaktieren Sie uns.

Arbeiten mit dem CSP

Nachdem Sie sich im CSP eingeloggt haben, öffnen Sie die Kontoeinstellungen unter Ihrem Loginnamen, oben rechts auf der Seite. Hier können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Kontoeinstellungen unter Ihrem Loginnamen, oben rechts auf der Seite, deaktivieren.
Wenn Sie sich im CSP registriert haben, scrollen Sie nach unten. Rechts unten auf der Startseite können Sie sehen, mit welchen Kunden Sie sich zuletzt verbunden haben.

Wenn der Kunde die Coupa Version 18 (und aufwärts) nutzt, kann er Sie im Coupa Supplier Portal-Verzeichnis finden und sich mit Ihnen verbinden.

Wenn Sie Ihrem neuen Coupa-Kunden dieselbe E-Mailadresse zur Verfügung stellen, mit der Sie bereits im CSP arbeiten, kann dieser Ihnen eine Einladung zum Coupa Portal senden. Sobald Sie die neue Verbindungsanforderung bestätigen, sind Sie mit Ihrem neuen und Ihrem bisherigen Kunden verbunden.

Wenn Sie Munich Re nicht in Ihrer Kundenübersicht finden können, haben Sie wahrscheinlich eine andere E-Mailadresse verwendet, als die, mit der Sie gerade im CSP arbeiten. Bitten Sie Munich Re,  erneut eine Einladung an die E-Mailadresse zu senden, mit der Sie sich im CSP registriert haben.
Klicken Sie im Menü auf die Schaltfläche Setup. Klicken Sie auf den Tab Administrator. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einladen. Wenn sich das Fenster öffnet, geben Sie die benötigten Informationen ein und versenden Sie die Einladung.
Klicken Sie im Menü auf die Schaltfläche Setup und überprüfen Sie, ob Sie Zugriff auf die richtigen Berechtigungen und Kunden haben. Sollten die richtigen Berechtigungen oder Kunden nicht hinterlegt sein, wenden Sie sich an Ihren internen Administrator Ihres CSP Accounts und bitten Sie ihn um die Freigabe der entsprechenden Berechtigungen / Kunden.

Rechnungen

Klicken Sie im Menü auf den Reiter Bestellungen. Wenn Sie mit mehr als einem Coupa Kunden verbunden sind, wählen Sie den entsprechenden Kunden in der Auswahlliste aus, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten. In der erscheinenden Bestellübersicht wählen Sie die Bestellung aus, zu der Sie eine Rechnung erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf das Symbol mit den gelben Münzen, um eine Rechnung zu erstellen.
Munich Re verfolgt mit der Einführung von Coupa das Ziel, ein effizientes und transparentes Beschaffungsmanagement im Unternehmen zu etablieren. Der Leitsatz für die Neugestaltung unserer Prozesse lautet: No Purchase Order – No Pay. Aus diesem Grund behalten wir uns vor, ausschließlich Rechnungen zu begleichen, die einen Bestellbezug aufweisen. Da zukünftig alle Bestellungen über Coupa abgebildet werden, ist jede Rechnung immer an eine Bestellung geknüpft, die über das System generiert wurde. Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf, wenn Sie dennoch eine Rechnung ohne Bestellbezug an uns senden möchten.

Für die Übermittlung Ihrer Rechnung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Rechnungen per Mail versenden (PDF)
  • Rechnungen über das CSP versenden
  • Rechnungen via cXML versenden

Weitere Informationen zur Rechnungsübermittlung finden Sie auf unserer Website oder im Coupa Manual in unserem Downloadbereich. Gern können Sie uns auch kontaktieren, um eine geeignete Art der Anbindung für Sie zu bestimmen.

Überprüfen Sie, ob Sie die unterstützten Protokolle TLS 1.1 oder TLS 1.2 verwenden. Wenn Sie trotz der Verwendung dieser Protokolle Probleme bei der Rechnungsübermittlung via cXML haben, wenden Sie sich bitte an supplier@coupa.com
Klicken Sie auf den Reiter Rechnungen im Menü. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus und suchen Sie nach Rechnungen, die noch als Entwurf im System aufgeführt sind. Diese Rechnungen müssen noch bearbeitet und anschließend an den Kunden gesendet werden. Finden Sie die gewünschte Rechnung nicht in der Auflistung, wurde die Rechnung im System noch nicht erfasst.
Rechnungen zu einer Bestellung benötigen keine weiteren buchhalterischen Informationen, da diese Informationen Teil der Bestellanforderung sind und an die Bestellung / Purchase Order (PO) weitergegeben werden. Wenn eine Rechnung auf eine Bestellung verweist übernimmt Coupa die buchhalterischen Informationen der Bestellung und fügt sie der Rechnung hinzu.
Mehr dazu finden Sie unter "Wie erstelle ich eine Gutschrift?". Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Lesen Sie hierfür auch: "Wieso kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?"
Sie können zu einer einzelnen Bestellung (PO) mehrere Rechnungen ausstellen. Klicken Sie einfach auf das Goldmünzsymbol und geben Sie den gewünschten Teilbetrag ein, der zur Bestellung abgerechnet werden soll. Für die Rechnungsstellung über den Restbetrag wiederholen Sie den Vorgang.

Sobald eine Rechnung an den Lieferanten abgesendet wurde, kann diese nicht mehr verändert werden. Das sichert die Integrität im Rechnungsverarbeitungsprozess. Sie haben folgende Optionen:

  1. Bitten Sie Munich Re darum, die eingegangene Rechnung zu stornieren oder zu löschen. Dann können Sie eine neue Rechnung erstellen
  2. Erstellen Sie eine Gutschrift, die Munich Re den ursprünglichen Wert gutschreibt und erstellen Sie dann eine neue Rechnung.
Es bedeutet, dass der in Rechnung gestellte Betrag, nicht mit dem Betrag der Bestellung übereinstimmt und dabei die Abweichungstoleranz von Munich Re überschritten wurde. Die gestellte Rechnung muss nun manuell genehmigt werden. Sollte eine Rechnung diesen Status über einen längeren Zeitraum aufweisen, geben Sie uns gern Bescheid.
Erstellen Sie eine neue Rechnung, um die abgewiesene Rechnung zu ersetzen.
An dieser Stelle besteht für Sie kein Handlungsbedarf. Munich Re verarbeitet Ihre Rechnung und begleicht den ausstehenden Betrag basierend auf Ihren Zahlungsbedingungen.
Bitte kontaktieren Sie uns direkt, wenn Sie Fragen zu Ihren Zahlungen haben. Achten Sie bitte weiterhin immer darauf, Ihre Stammdaten zu aktualisieren, damit unserer Kreditorenbuchhaltung stets alle, zur Zahlung notwendigen Daten vorliegen.
Klicken Sie im Menü auf den Reiter Bestellungen. Wählen Sie die Bestellung aus, für die Sie eine Gutschrift anlegen möchten und klicken Sie auf die roten Münzen. Sie erstellen eine Gutschrift entweder über eine negative Menge oder über einen negativen Betrag. Sie können entweder die gesamte Rechnung durch eine Gutschrift ausgleichen oder nur einen Teil der Rechnung.
Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf, damit wir kontrollieren können, ob es in unserer Coupa-Instanz ein Auftragsfeld gibt, dass auf Ihrer Seite nicht angezeigt werden kann oder ob Ihr Konto aktiv ist. Wenn wir das Problem nicht beheben können, kontaktieren wir Coupa, um Unterstützung bei der Fehlersuche zu erhalten.

Bestellungen

Öffnen Sie den Reiter Bestellungen im Menü und dann die Ansicht "Nicht in Rechnung gestellte Bestellungen".
Öffnen Sie den Reiter Bestellungen im Menü. Wenn Sie mit mehr als einem Kunden über Coupa verbunden sind, wählen Sie in der Auswahlliste "Kunden auswählen" Munich Re aus. Anschließend werden alle Bestellungen von Munich Re in einer Übersicht angezeigt.
Sie können den Preis auf einer Bestellung nicht über das CSP ändern. Wenn Sie eine Auftragsänderung für eine Bestellung wünschen, kontaktieren Sie uns bitte.
Sie können mehrere Rechnungen zu einer einzelnen Bestellung ausstellen. Öffnen Sie den Reiter Bestellungen im System und klicken Sie auf das Münzensymbol zur Erstellung einer Rechnung. Geben Sie anschließend den Betrag ein, den Sie, für die zum Rahmenvertrag gehörende Bestellung in Rechnung stellen möchten. Wenn Sie ein weiteres Mal eine Rechnung zu diesem Rahmenvertrag ausstellen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.
Wenn eine Bestellübertragung zu einem Verbindungs-Timeout führt, weil der Lieferant nicht erreicht werden konnte, wird Coupa versuchen, die Bestellung bis zu viermal im Abstand von fünf Minuten erneut zu senden.
Auf diese Weise können Sie Munich Re darüber informieren, dass Sie die Bestellung erhalten haben und erfüllen können.
Munich Re kann Ihnen Informationen zu abgeschlossenen Bestellungen zur Verfügung stellen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Daten benötigen.