Wichtige Hinweise für eine Aufnahme von Online-Besprechungen bei Munich Re Group

Der Organisator der Besprechung kann eine Aufzeichnung starten und/oder festlegen, ob andere Teilnehmer der Online-Besprechung eine Aufzeichnung starten dürfen. Er stellt in diesen Fällen sicher, dass vor einer Aufnahme die Einwilligung aller beteiligten Gesprächspartner eingeholt und dokumentiert wird. Der Organisator bzw. dessen Gesellschaft ist dabei verantwortlich für die Datenverarbeitung.

Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und sollte bereits bei der Einladung eingeholt werden (z.B. durch eine entsprechende Erklärung bei der Einladungsannahme). Sie kann auch während der Besprechung erfolgen und muss dann zu Beginn der Aufzeichnung erklärt und dokumentiert werden.

Eine Einwilligung der Teilnehmer ist entbehrlich, wenn die für den Organisator geltenden gesetzlichen Regelungen eine Aufnahme zwingend vorschreiben. Informieren Sie sich über die entsprechenden Regelungen, bevor Sie Besprechungen aufzeichnen.

Für Munich Re-Standorte in der EU / in der Schweiz:

Bevor er die Einwilligung einholt, muss der Organisator die Teilnehmer – wenn möglich bereits in der Einladung – zumindest informiert haben über

  • die Identität und die Kontaktdaten der Person oder Organisationseinheit des für die Aufnahme Verantwortlichen
  • die Zwecke der Aufnahme (z.B. Vortrag eines Referenten, Schulungen, Fort- und Weiterbildung)
  • den Empfängerkreis, dem die Aufnahme zugänglich gemacht werden soll, inklusive anderen Unternehmen (Dritten), soweit diese personenbezogene Daten erhalten
  • die Aufbewahrungsdauer der Aufnahme und den voraussichtlichen Zeitpunkt der Löschung

Auch diese Informationen sind spätestens zu Beginn der Aufnahme zu dokumentieren.

Eine erteilte Einwilligung kann jeder einzelne Teilnehmer jederzeit widerrufen, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Aufnahme bleibt bis zum Widerruf unberührt.

Weitere Datenschutzinformationen der Organisationseinheit des Organisators finden Sie auf den Munich Re Hinweisseiten zum Datenschutz (Informationen zum Datenschutz für Geschäftspartner, Dienstleister und Interessenten) oder auf den jeweiligen Seiten unserer Gesellschaften. Mitarbeiter von Munich Re finden zusätzliche Hinweise auf den Intranetseiten (unter Data Protection).

Sobald die Aufnahme gestartet wird, wird dies allen Teilnehmern angezeigt. Details zu Funktion und Anzeigen finden Sie hier.