Wichtige Hinweise für Online-Besprechungen bei der
Munich Re Gruppe

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365 und damit eine Software der Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz in Dublin, Irland. Wir haben mit Microsoft Vereinbarungen zum Schutz Ihrer Daten getroffen und umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Persönliche Informationen über Sie (z.B. E-Mail-Adresse)
• Meetingdaten (z.B. Thema, IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen)
• für Telefonanrufe (z. B. Telefonnummer, Landesname, Start- und Endzeit)
• Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chats)

Darüber hinaus verarbeitet Microsoft personenbezogene Daten für eigene Zwecke. Munich Re hat hierauf keinen Einfluss. In diesen Fällen ist Microsoft allein für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft Teams finden Sie auf der Website von Microsoft Teams.

Um Microsoft Teams bei uns zu nutzen, müssen Sie sich nicht registrieren. Sie erhalten von uns per E-Mail einen Zugangslink zu dem Termin. Sofern Sie nicht anderweitig informiert wurden, steht es Ihnen frei, Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ein- oder auszuschalten.

Aufnahme von Online-Besprechungen

Der Organisator der Besprechung kann eine Aufzeichnung starten und/oder festlegen, ob andere Teilnehmer der Online-Besprechung eine Aufzeichnung starten dürfen. Er stellt in diesen Fällen sicher, dass vor einer Aufnahme die Einwilligung aller beteiligten Gesprächspartner eingeholt und dokumentiert wird. Der Organisator bzw. dessen Gesellschaft ist dabei verantwortlich für die Datenverarbeitung.

Sobald die Aufnahme gestartet wird, wird dies allen Teilnehmern angezeigt. Details zu Funktion und Anzeigen finden Sie hier.

Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und sollte bereits bei der Einladung eingeholt werden (z.B. durch eine entsprechende Erklärung bei der Einladungsannahme). Sie kann auch während der Besprechung erfolgen und muss dann zu Beginn der Aufzeichnung erklärt und dokumentiert werden.

Eine Einwilligung der Teilnehmer ist entbehrlich, wenn die für den Organisator geltenden gesetzlichen Regelungen eine Aufnahme zwingend vorschreiben. Informieren Sie sich über die entsprechenden Regelungen, bevor Sie Besprechungen aufzeichnen.

Für Munich Re-Standorte in der EU / in der Schweiz:

Bevor er die Einwilligung einholt, muss der Organisator die Teilnehmer – wenn möglich bereits in der Einladung – zumindest informiert haben über

• die Identität und die Kontaktdaten der Person oder Organisationseinheit des für die Aufnahme Verantwortlichen
• die Zwecke der Aufnahme (z.B. Vortrag eines Referenten, Schulungen, Fort- und Weiterbildung)
• den Empfängerkreis, dem die Aufnahme zugänglich gemacht werden soll, inklusive anderen Unternehmen (Dritten), soweit diese personenbezogene Daten erhalten
• die Aufbewahrungsdauer der Aufnahme und den voraussichtlichen Zeitpunkt der Löschung

Auch diese Informationen sind spätestens zu Beginn der Aufnahme zu dokumentieren.

Eine erteilte Einwilligung kann jeder einzelne Teilnehmer jederzeit widerrufen, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Aufnahme bleibt bis zum Widerruf unberührt.

Live captions

Teams kann das gesprochene Wort erkennen und diese als Untertitel in Echtzeit präsentieren. Die Untertitel und die Daten, die Caption verwendet, werden nicht gespeichert und nach dem Ende der Besprechung dauerhaft gelöscht. Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Seite
"Verwenden von Liveuntertiteln in einer Teams-Besprechung".

Weitere Informationen

Weitere Datenschutzinformationen der Organisationseinheit des Organisators finden Sie auf den Munich Re Hinweisseiten zum Datenschutz (Informationen zum Datenschutz für Geschäftspartner, Dienstleister und Interessenten) oder auf den jeweiligen Seiten unserer Gesellschaften. Mitarbeiter von Munich Re finden zusätzliche Hinweise auf den Intranetseiten (unter Data Protection).

Für weitere Informationen können Sie sich direkt an Ihren Gesprächspartner wenden.