Informationen zur Verwendung Ihrer Daten

Die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München (nachfolgend: „Munich Re“) ist sich darüber bewusst, dass Ihnen der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Teilnahme an online/virtual Events, veranstaltet durch Munich Re über den Anbieter ON24, ein wichtiges Anliegen ist. Wir nehmen unsere Aufgabe, die Vertraulichkeit Ihrer Daten im Rahmen der geltenden Bestimmungen zum Datenschutzrecht sicherzustellen, im beiderseitigen Interesse sehr ernst. Wir verwenden zeitgemäße Techniken zur Durchführung des Dialogs mit Ihnen und zur Sicherung Ihrer Daten.

1. Geltungsbereich

Die folgenden Datenschutzhinweise gelten für die Teilnahme an online/virtual Events von Munich Re. ON24 ist eine Plattform, auf der Mitarbeiter von Munich Re Online Events abhalten, aufzeichnen, ansehen und weitergeben können. Sie können Aufzeichnungen von Kursen, Besprechungen, Konferenzen, Präsentationen, Schulungen oder andere Audio - / Videoaufnahmen einschließlich aller Fragen und Chat-Beiträge vornehmen und diese für andere Mitarbeiter von Munich Re (Group) freigeben („Aufnahmen“). Außerdem besteht die Möglichkeit, Telefonkonferenzen, die über einen dritten Dienstleister erfolgen, mit dem ON24 Webcast zu verbinden, um eine gegenseitige direkte Kommunikation zu ermöglichen. Das hat zur Folge, als auch alle für das ON24-Event registrierten Teilnehmer zuhören können. Außerdem wird die Telefonkonferenz dann als Teil des ON24 Online Events aufgezeichnet.

ON24 kann Verknüpfungen zu Webseiten Dritter (externe Links) enthalten. Diese Websites unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber. Sollten Sie bemerken, dass Links auf dieser  Plattform (ON24) auf Internetseiten verweisen, deren Inhalte gegen geltendes Recht verstoßen, benachrichtigen Sie uns bitte über die E-Mail-Adresse contact@munichre.com. Wir werden diese Links dann umgehend aus der Plattform entfernen. Munich Re übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen.

2. Verwendung Ihrer Daten

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Durchführung und Teilnahme an online/virtual Events von Munich Re auf der Plattform von ON24 und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

2.1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wie ist der Datenschutzbeauftragte zu erreichen?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München

Königinstraße 107

80802 München

Telefon:+49(89)3891-0
Telefax:+49(89)399056
E-Mail: contact@munichre.com

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz
–Datenschutzbeauftragter- oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@munichre.com.

2.2 Welche Datenkategorien nutzen wir und für welche Zwecke werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Um die Teilnahme am Event zu ermöglichen, werden ON24 die E-Mail-Adressen des Referenten und aller Teilnehmer übermittelt. Nur die bei ON24 jeweils hinterlegten Teilnehmer können an dem Webcast teilnehmen. ON24 schickt Ihnen einen Link, über den Sie an der Veranstaltung teilnehmen können und den Sie bestätigen müssen. Des weiteren werden Ihnen vor der Veranstaltung zwei Bestätigungs- bzw. Erinnerungsmails zugesandt.

Als Referent entscheiden Sie, welche Informationen Sie im Rahmen des online/virtual Events zur Verfügung stellen möchten (z. B. zum bisherigen beruflichen Werdegang). Als Teilnehmer entscheiden Sie, unter welcher Identität Sie via Chat oder Fragen an der Kommunikation während des Events teilnehmen. Allerdings sind die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer sichtbar. Es erfolgt eine Audio-/Videoaufzeichnung des Events sowie, soweit relevant, von eingebundenen Telefonkonferenzen. Auch schriftliche Teilnehmerbeiträge (via Chat oder Fragen) werden erfasst. Die Aufzeichnungen können darüber hinaus den Mitarbeitern von Munich Re (Group) für einen bestimmten Zeittraum zu Trainingszwecken, für Zwecke der Unternehmenskommunikation, zum Wissensaustausch aber auch für andere, ähnliche Zwecke zur Verfügung gestellt werden.

Die ON24 Plattform erhebt automatisch bestimmte Nutzer- und Aktivitätsinformationen. Das gilt auch im Zusammenhang mit der Nutzung von sozialen Netzwerken, auf die in der ON24 Plattform verlinkt ist. ON24 ist aufgrund der von Ihnen erteilten Einwilligung befugt, diese personenbezogenen Daten zu anonymisieren und für eigene Zwecke zu verwenden. Hierbei handelt es sich z.B. um Analysen zur Verbesserung des Services und für Marketingzwecke. Nähere Informationen können Sie der ON24 Platform Privacy Policy entnehmen.

Die ON24 Plattform setzt dafür auch Cookies ein, die ggf. aktiv über entsprechende Browsereinstelllungen deaktiviert werden können. Nähere Informationen können Sie der ON24 Cookie Policy entnehmen.


2.3 Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften

a. auf Basis der von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Für den Referenten erfolgt die Aufzeichnung und Veröffentlichung der Audio- / Videoaufnahmen auf Basis seiner Einwilligung. Dasselbe gilt für die schriftlichen Teilnehmerbeiträge und evtl. Audioaufnahmen der Teilnehmer. Auch die durch ON24 erfolgende Anonymisierung personenbezogener Daten und deren Weiterverarbeitung erfolgt auf Basis der von Ihnen erteilten Einwilligung.

a. zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Für die externen Referenten kann die Aufzeichnung und Veröffentlichung von Audio- / Videoaufnahmen auch im Zusammenhang mit der Erfüllung des mit ihm bestehenden Beratungsvertrags stehen.

c) zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO

Für Teilnehmer kann die Verarbeitung von Kontaktdaten, der schriftlichen Beiträge und von Audioaufnahmen auch der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie damit kompatibler Zwecke (wie insbesondere der Fort- und Weiterbildung) dienen. Kollektivvereinbarungen (Konzern- und Betriebsvereinbarungen) können dazu nähere Regelungen treffen.

d. aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit wir Kontaktdaten verarbeiten oder Textnachrichten von Teilnehmern aufzeichnen und wie vorstehend beschrieben verfügbar machen, kann dies ebenfalls aufgrund überwiegender berechtigter Interessen von Munich Re erfolgen.

Auch die Weiterverarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach Widerruf der von Ihnen erteilten Einwilligung kann auf diese Rechtsgrundlage gestützt werden. Das setzt voraus, dass die berechtigten Interessen von Munich Re an der Weiterverarbeitung Ihr Interesse an der Löschung der Daten überwiegen. Nach der Veröffentlichung von Aufnahmen und schriftlichen Beiträgen von mehreren Teilnehmern ist der Widerruf eines einzelnen Betroffenen z.B. in der Regel nicht mehr möglich.

Ein berechtigtes Interesse zur Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch zur Abwehr rechtlicher Ansprüche vorliegen, denen Munich Re ausgesetzt ist. 

2.4 Wer erhält Ihre Daten?

On24 betreibt die Event-Plattform. ON24 erbringt für Munich Re auch technischen Support und kann dabei ggf. Klardaten einsehen. Die Einbindung weiterer Dienstleister durch ON24 kann z.B. im Rahmen der Verwaltung und Wartung von IT-Systemen erforderlich sein.

Innerhalb von Munich Re erhalten nur die Personen und Stellen die betroffenen Daten, die für den jeweiligen Vorgang zuständig sind und soweit sie diese zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke benötigen. Die Daten können zu den oben genannten Zwecken auch an Dienstleister übermittelt werden. Eine Unterstützung durch externe Dienstleister kann z.B. im Zusammenhang mit der Abwicklung des online/virtual Events erfolgen. Das kann z.B. ein weiterer Kommunikationsdienstleister (wie z.B. Chorus Call) sein.

Zugriff auf den Inhalt der Event Plattform ON24 haben auch berechtigte Mitarbeiter unserer weltweiten Rückversicherungsorganisation.

2.5. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt? 

Sollten personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. die Vereinbarung von EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Wir haben mit ON24, die in den USA ansässig sind, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 DSGVO sowie EU-Standardvertragsklauseln zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus abgeschlossen.

2.6 Welche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen wir?

Wir bzw. ON24 treffen jeweils nach dem Stand der Technik angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Bei den auf der Plattform ON24  angebotenen Dialogformularen wird zum Schutz Ihrer Angaben eine SSL-(Secure-Socket-Layer-)Verschlüsselung eingesetzt. Diese SSL-Verbindung schützt Ihre Daten bei der Übertragung vor einer unbefugten Kenntnisnahme Dritter. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

2.7 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Audio- und Videoaufzeichnungen sowie die Textnachrichten werden von uns nach spätestens 4 Monaten gelöscht. Bei ON24 werden die Daten weitere 90 Tage aufbewahrt und dann gelöscht bzw. anonymisiert (Nutzerdaten). Ihre Einwilligungserklärung bewahren wir für längstens 1 Jahr auf.

2.8 Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Sie sind nicht verpflichtet, im Rahmen der Nutzung der Online-Plattform personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings benötigen wir Ihre E-Mail Adresse, damit wir bzw. ON24 einen Zugang zur der Veranstaltung bereitstellen können. Ohne diese Daten können die gewünschten Leistungen seitens Munich Re nicht erbracht werden. Für den Referenten kann sich eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten (insbesondere der Kontaktdaten und z.B. Informationen zum beruflichen Werdegang) aus dem mit ihm bestehenden Vertragsverhältnis ergeben. Auch für den Teilnehmer kann sich ggf. eine Verpflichtung zur Bereitstellung z.B. der Kontaktdaten aus dem Arbeitsverhältnis ergeben.

2.9 Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

Widerspruchsrecht/Recht zum Widerruf der Einwilligung
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen.
Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. Auch nach einer erteilten Einwilligung haben Sie das Recht, diese zukünftig und ohne Nachteile zu widerrufen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

2.10 An wen können Sie sich wenden im Fall einer Beschwerde?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutz-beauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach:

https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

poststelle@lda.bayern.de

3. Einbindung von Sozialen Netzwerken

Auf der Plattform ON24 für online/virtual Events von Munich Re (Group) können Funktionen von Sozialen Netzwerken bzw. so genannte Social Plug-Ins in Form von kleinen Bildsymbolen eingebunden werden. Darüber und über die Einzelheiten der Einbindung entscheidet der Veranstalter des Events. Erst wenn Sie als Nutzer diese Bildsymbole durch Anklicken aktivieren und damit Ihre Zustimmung zur Kommunikation mit diesen Anbietern erklären, werden die Buttons aktiv und stellen eine Verbindung her. Durch Eingabe Ihrer persönlichen Log-In Daten bei dem Netzwerk wird dadurch eine Verbindung zu Ihrer Person hergestellt. Die Kommunikation in dem sozialen Netzwerk kann für die anderen Teilnehmer des Events sichtbar sein.

Sie verlassen damit die Plattform ON24 für online/virtual Events von Munich Re (Group) und deren Einflussbereich. Die Plattform ON24 speichert, welche externen Netzwerke Sie aktivieren

Wenn Sie mit den Social Plug-Ins interagieren, zum Beispiel einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information an das soziale Netzwerk übermittelt und dort nach den Richtlinien des jeweiligen sozialen Netzwerkes gespeichert. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch das soziale Netzwerk sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen sozialen Netzwerkes.

4. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Die Weiterentwicklung der ON24 Plattform und Änderungen der Technik führen von Zeit zu Zeit zu Anpassungen an unserer Datenschutzerklärung. Bitte beachten Sie bei Ihrem Besuch jeweils die aktuelle Version (derzeitiger Stand Oktober 2020) unserer Datenschutzerklärung.

Die vorherige Datenschutzerklärung können Sie hier abrufen.