Datenschutz für Aktionäre

Ein Kernanliegen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre, für deren Vertreter und für die Teilnehmer der Hauptversammlung sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München (Munich Re) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München

Telefon: +49 (89) 38 91- 22 55
Telefax: +49 (89) 39 91 7 22 55
E-Mail: shareholder@munichre.com

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter / Group Compliance & Legal 1.5 – oder per E-Mail an datenschutz@munichre.com zu erreichen.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Munich Re-Aktien sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 des Aktiengesetzes (AktG) vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums, der Post- und der elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung von Munich Re-Namensaktien mitwirkenden Intermediäre (z.B. Kreditinstitute) die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben der Aktionäre (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) und ggf. deren gesetzliche oder rechtsgeschäftliche Vertreter an uns weiter. Dies geschieht sowohl über Intermediäre im Rahmen von Anfragen von Munich Re zur Offenlegung von Fremdbesitz (§ 67 Abs. 4 S. 2 AktG), als auch über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Aktionäre ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über Intermediäre, insbesondere die Clearstream Banking Frankfurt gemeldet.

Wir verwenden diese personenbezogenen Daten sowie weitere Angaben, die Sie uns als Aktionär insbesondere über unser elektronisches Aktionärsportal mitteilen (z.B. Fragen oder Abstimmungsweisungen zur Hauptversammlung), zu den im AktG und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär(svertreter) und den für Sie tätigen Kreditinstituten sowie die Abwicklung von Hauptversammlungen, dies schließt auch die Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre mit ein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Im Rahmen der Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte bei der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung, Ihre Stimmabgabe oder die Ausübung Ihrer weiteren Aktionärsrechte nach den aktienrechtlichen Bestimmungen erforderlich (§ 118 ff. AktG; §1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in der Fassung vom 22. Dezember 2020).

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können einen Vertreter zur Teilnahme bevollmächtigen. Zur Person des Vertreters teilt uns der Aktionär zur Aufnahme in das Teilnehmerverzeichnis regelmäßig dessen Namen und Wohnort, für eine direkte Zusendung der Zugangsdaten ggf. auch die genaue Anschrift des Vertreters mit.

Namen und Anschrift von anderen Teilnehmern (Gästen, Pressevertretern), die an unserer Hauptversammlung teilnehmen, erfassen wir, um zu Zwecken der Zutrittskontrolle Karten auszustellen. Ohne diese Daten können wir keine sichere Abwicklung der Hauptversammlung gewährleisten und Sie erhalten keinen Zugang zu dieser.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. kapitalmarkt- und weiterer aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn wir z.B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister und Berater:

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister. Unser wichtigster externer Dienstleister ist insoweit die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München. Zudem schalten wir im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zum Teil Berater und Rechtsanwälte ein, denen personenbezogene Daten zugänglich sein können.

Weitere Empfänger:

Nehmen Sie als Aktionär oder dessen Vertreter an der Hauptversammlung teil, können andere Munich Re-Aktionäre nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Soweit der Aktionär oder dessen Vertreter die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, erhalten diese die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlichen personenbezogenen Daten. Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG werden diese von uns wie im AktG vorgesehen bzw. in der jeweiligen Einladung zur Hauptversammlung beschrieben ggf. auch öffentlich zugänglich gemacht.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa Daten zu Aktionären an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter der oben  genannten Adresse anfordern.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können unter unserer oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Über das Aktionärsportal (www.munichre.com/register) haben Aktionäre Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns unter unserer oben genannten Adresse auch etwaige Berichtigungen mitteilen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden) eine Einschränkung der Verarbeitung oder den Erhalt uns von Ihnen bereitgestellter Daten zu Ihrer Person verlangen. Weitere Hinweise zu Ihren Datenschutzrechten finden Sie in den Artikeln 15 ff. DSGVO.

Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung unter unserer oben genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen.

Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für Munich Re zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach,
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html.