Datenschutz für Aktionäre

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre, deren Vertreter und Besucher der Hauptversammlung der Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft

Ein Kernanliegen der EU Datenschutz-Grundverordnung ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre, für deren Vertreter und für die Besucher der Hauptversammlung sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München (Munich Re) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München

Telefon: +49 (89) 38 91- 22 55
Telefax: +49 (89) 39 91 7 22 55
E-Mail: shareholder@munichre.com

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter / Group Compliance & Legal 1.5 – oder per E-Mail an datenschutz@munichre.com zu erreichen.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Munich Re-Aktien sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung von Munich Re-Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben der Aktionäre (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) und ggf. deren gesetzliche oder rechtsgeschäftliche Vertreter an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Aktionäre ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking Frankfurt gemeldet.

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen können einen Vertreter zur Teilnahme bevollmächtigen. Zur Person des Vertreters teilt uns der Aktionär zur Aufnahme in das Teilnehmerverzeichnis regelmäßig dessen Namen und Wohnort, für eine direkte Zusendung der Eintrittskarte ggf. auch die genaue Anschrift des Vertreters mit.

Wir verwenden die personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär(svertreter) und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Daneben verwenden wir die Daten zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn wir z.B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten. Namen und Anschrift von Besuchern (Gäste, Pressevertreter), die an unserer Hauptversammlung teilnehmen, erfassen wir, um zu Zwecken der Zutrittskontrolle Karten auszustellen. Ohne diese Daten können wir keine sichere Abwicklung der Hauptversammlung gewährleisten und Sie erhalten keinen Zutritt zu dieser.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister und Berater:
Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister. Zudem schalten wir im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zum Teil Berater und Rechtsanwälte ein, denen personenbezogene Daten zugänglich sein können.

Weitere Empfänger:
Nehmen Sie als Aktionär oder dessen Vertreter an der Hauptversammlung teil, können andere Munich Re Aktionäre nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Soweit der Aktionär oder dessen Vertreter die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, erhalten diese die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlichen personenbezogenen Daten. Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG werden diese von uns wie im AktG vorgesehen bzw. in der jeweiligen Einladung zur Hauptversammlung beschrieben ggf. auch öffentlich zugänglich gemacht.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa Daten zu Aktionären an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter unserer oben genannten Adresse anfordern.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können unter unserer oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Über das Aktionärsportal auf den Munich Re-Internetseiten (www.munichre.com/register) haben Aktionäre Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns unter unserer oben genannten Adresse auch etwaige Berichtigungen mitteilen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden).

Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung unter unserer oben genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegen stehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) oder an eine Daten-schutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für Munich Re zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.

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