Datenschutz für Aktionäre

Ein Kernanliegen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre und deren gesetzliche oder rechtsgeschäftliche Vertreter sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München („Munich Re“ oder „wir“) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft
Aktiengesellschaft in München
Königinstr. 107
80802 München

Telefon: +49 (89) 38 91- 22 55
Telefax: +49 (89) 39 91 7 22 55
E-Mail: shareholder@munichre.com

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter / Group Compliance & Legal  – oder per E-Mail an datenschutz@munichre.com zu erreichen.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Munich Re-Aktien sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 des Aktiengesetzes (AktG) vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums, einer Postanschrift und einer elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl der Aktien oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung von Munich Re-Namensaktien mitwirkenden Intermediäre im Sinne von § 67 Absatz 4 AktG (z.B. Kreditinstitute) die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben der Aktionäre (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einreichende Bank) und ggf. deren gesetzliche oder rechtsgeschäftliche Vertreter an uns weiter. Dies geschieht sowohl über Intermediäre im Rahmen von Anfragen von Munich Re zur Offenlegung von Fremdbesitz (§§ 67 Absatz 4 S. 2 und 3, 67d AktG), als auch über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Aktionäre ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über Intermediäre, insbesondere die Clearstream Banking AG gemeldet.

Aktionäre, die ihre Aktionärsrechte nicht persönlich wahrnehmen, können einen Vertreter bevollmächtigen. Zur Person des Vertreters teilt uns der Aktionär regelmäßig dessen Namen und Wohnort, ggf. auch dessen genaue Anschrift mit.

Wir verwenden diese personenbezogenen Daten sowie weitere Angaben, die Sie uns als Aktionär(svertreter) insbesondere über unser elektronisches Aktionärsportal mitteilen (z.B. Registrierung für den elektronischen Versand oder Abstimmungsweisungen zur Hauptversammlung), zu den im AktG, der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär(svertreter) und den für Sie tätigen Intermediären sowie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen. Dies schließt auch die Erstellung von Statistiken (z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten) mit ein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere §§ 67 und 67e AktG) in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Im Rahmen der Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte und Möglichkeiten bei der Hauptversammlung zu gewähren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Stimmabgabe oder die Ausübung Ihrer weiteren Aktionärsrechte nach den aktienrechtlichen Bestimmungen erforderlich (§ 118 ff. AktG; Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO). Reichen Sie im Rahmen einer virtuellen Hauptversammlung eine Stellungnahme ein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von § 130a AktG in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO und wenn Sie sich für den E-Mail-Versand der Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung registrieren aufgrund Ihrer Einwilligung (§ 49 Absatz 3 WpHG,  Art. 6 Absatz 1 a) DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufgrund kapitalmarkt- und weiterer aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien‑, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder bei einem Abgleich Ihrer Daten mit sog. Sanktionslisten, um Rechtsvorschriften zur Terrorismusbekämpfung (z. B. EU-Verordnung 2580/2001) zu genügen. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist insbesondere der Fall, wenn es zur Einhaltung außereuropäischer Rechtsvorgaben erforderlich ist, z.B. müssen wir deshalb bei Kapitalerhöhungen ggf. einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen. Namen und Anschrift von weiteren Personen (z.B. Pressevertretern), die unsere Hauptversammlung besuchen möchten, erfassen wir, um zu Zwecken der Zutrittskontrolle Karten auszustellen. Ohne diese Daten können wir keine sichere Abwicklung der Hauptversammlung gewährleisten und es kann kein Einlass gewährt werden.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Log-Daten und Cookies bei der Nutzung unseres Aktionärsportals

Bei der Anmeldung zum Aktionärsportal gleichen wir Ihre Anmeldedaten mit den bei uns im Aktienregister/Aktionärsportal (insbesondere Aktionärsnummer und PIN bzw. selbst vergebenes Passwort) oder ggf. den zu Ihrer Eintrittskarte (Eintrittskartennummer und -PIN) hinterlegten Daten ab, um zu gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die im Aktionärsportal abrufbaren Informationen erhalten und die Dienste im Aktionärsportal nutzen können. Ihr Besuch und Ihre Anmeldung im Aktionärsportal sowie die Nutzung der Dienste und hierbei eingegebene Daten werden von uns zum Nachweis der von Ihnen vorgenommenen Aktionen dokumentiert.

Es werden folgende Daten und Geräteinformationen temporär in den Webserver-Log-Files protokolliert und nur bei Fehleranalysen und Cyberangriffen analysiert: Abgerufene bzw. angefragte Daten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems, IP-Adresse, Session-ID, Login und Account Servicefunktionen sowie Kenntnisnahme und Akzeptanz der Nutzungsbedingungen.

Während Ihres Besuchs auf den Seiten des Aktionärsportals werden mit der sog. Local Storage Technik kleine Dateien (Analog-Cookies) im Cache (d.h. dem lokalen Speicher) Ihres Browsers gespeichert.  Diese Analog-Cookies sind zur Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit erforderlich, damit Sie das Aktionärsportal und die von uns angebotenen Funktionen nutzen können. Zum einen handelt es sich um ein Analog-Cookie, das Authentifizierungsdaten sowie sog. Session Daten (d.h. Sitzungsdaten) eines Benutzers nach dessen Login auf dem Aktionärsportal enthält. Damit bleiben Sie auch nach einem Wechsel auf eine andere Seite des Portals angemeldet und Ihre benutzerbezogene Konfiguration der Portal-Funktionen (z.B. die ausgewählte Sprache) während der Sitzung erhalten. Zusätzlich wird aus Sicherheitsaspekten noch ein weiteres Analog-Cookie gesetzt, welches gewährleistet, dass nach 30 Minuten Inaktivität ein automatischer Logout des jeweiligen Benutzers erfolgt. Die von uns verwendeten und im Cache Ihres Browsers temporär gespeicherten Analog-Cookies sind so genannte Session-Cookies, welche nach dem Ende Ihrer Online-Sitzung automatisch bzw. im Rahmen der Videoübertragung nach einem Tag gelöscht werden.

Rechtsgrundlage für den Einsatz der Analog Cookies ist § 25 Absatz 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), da dies zur Bereitstellung des von Ihnen angefragten Internetdialogs erforderlich ist. Die weitere Verarbeitung der mittels der unbedingt erforderlichen Cookies erhobenen Informationen beruht auf berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung liegt in der sicheren Bereitstellung unseres Aktionärsportals und von dessen Funktionen.

Local Storage-Inhalte (inklusive der vorgenannten Analog-Cookies) können Sie auch bereits vor dem Ende Ihrer Online-Sitzung löschen, indem Sie in Ihrem Browser über die Einstellungen zur „Chronik“ bzw. zu „Lokalen Daten“ (je nachdem welchen Browser Sie verwenden) gehen und die Cookies dort löschen. Im Falle der Löschung während der laufenden Nutzung kann die Funktionalität unseres Aktionärsportals nicht sichergestellt werden.

Sie sind nicht verpflichtet, unser Aktionärsportal zu nutzen und uns insoweit personenbezogene Daten bereitzustellen. Sofern Sie allerdings die Funktionalitäten des Aktionärsportals (im Hinblick auf die Hauptversammlung) nutzen möchten, müssen Sie uns die jeweils hierzu erforderlichen Daten zur Verfügung stellen. Ohne diese Daten können diese Funktionalitäten seitens Munich Re nicht sicher erbracht werden. Wir erheben jeweils nur die tatsächlich erforderlichen Daten.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister und Berater:
Wir bedienen uns zum Teil externer Dienstleister zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Betrieb Aktionärsportal, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen sowie für Internetübertragung und Videostreaming). Unser wichtigster externer Dienstleister ist insoweit die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München. Zudem schalten wir im Zusammenhang mit der Hauptversammlung neben dem Notar, der die Hauptversammlungsniederschrift erstellt, zum Teil auch Berater und Rechtsanwälte ein, denen personenbezogene Daten zugänglich sein können.

Weitere Empfänger:
Nehmen Sie als Aktionär oder dessen Vertreter an der Hauptversammlung teil, können andere Munich Re-Aktionäre oder deren Vertreter nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Bei virtuellen Hauptversammlungen ist zudem eine vom Aktionär(svertreter) vor der Hauptversammlung eingereichte Stellungnahme nach § 130a Abs. 3 AktG anderen Aktionären zugänglich zu machen. Soweit der Aktionär oder dessen Vertreter die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, erhalten diese die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlichen personenbezogenen Daten. Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Absatz 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Absatz 1 und § 127 AktG werden diese von uns wie im AktG vorgesehen bzw. in der jeweiligen Einladung zur Hauptversammlung beschrieben ggf. auch öffentlich zugänglich gemacht.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa Daten zu Aktionären an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen oder bei Informationsverlangen der Aufsichtsbehörde nach § 306 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes).

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter der oben genannten Adresse anfordern. In Pflichtmitteilungen an Aktionäre enthaltene personenbezogene Daten übermitteln wir bei Bedarf auch auf der Grundlage von Art. 49 Absatz 1 b) DSGVO in Drittländer (z.B. bei Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung).

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können unter unserer oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen. Über das Aktionärsportal (www.munichre.com/register) haben Aktionäre Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns unter unserer oben genannten Adresse auch etwaige Berichtigungen mitteilen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden), eine Einschränkung der Verarbeitung oder den Erhalt uns von Ihnen bereitgestellter Daten zu Ihrer Person verlangen. Weitere Hinweise zu Ihren Datenschutzrechten finden Sie in den Artikeln 15 ff. DSGVO und den §§ 67, 67e AktG.

Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung unter unserer oben genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für Munich Re zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach,
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html.